[2021]8號(hào)山東開放大學(xué)關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范開放教育學(xué)生基本信息修改工作的通知.docx

各市（直管縣）電大,，省開大各有關(guān)部門,、單位：

一,、適用對(duì)象

國(guó)家開放大學(xué)（原中央廣播電視大學(xué)）山東分部開放教育在籍生及畢業(yè)生,。

二,、信息修改范圍和流程

（一）信息修改范圍

學(xué)生基本信息修改一般包含兩種情況,，一是招生報(bào)名時(shí)將學(xué)生基本信息錄入錯(cuò)誤,，二是學(xué)生在籍期間發(fā)生的姓名,、身份證號(hào)等個(gè)人基本信息變更,。

學(xué)生基本信息修改范圍主要包括學(xué)生姓名、性別,、民族,、身份證號(hào)、出生日期等個(gè)人基本信息。轉(zhuǎn)學(xué),、轉(zhuǎn)專業(yè),、轉(zhuǎn)學(xué)習(xí)中心、學(xué)歷上網(wǎng),、照片更正以及退學(xué)等不屬于信息修改范圍,。自2014年春季開始，國(guó)開已不再受理同時(shí)更改學(xué)生姓名及身份證號(hào)信息的“雙改”申請(qǐng),。

（二）信息修改流程

各市（直管縣）電大,、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）按本文件要求匯總并審核學(xué)生基本信息修改的證明材料，由市（直管縣）電大匯總提交至省開大,，省開大審核通過后錄入教務(wù)系統(tǒng),，并將數(shù)據(jù)與證明材料提交國(guó)開學(xué)籍科進(jìn)行審批修改，之后在教育部學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行處理,。

三,、信息修改分類要求

各市（直管縣）電大、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）對(duì)在籍生因錄入錯(cuò)誤或個(gè)人信息變更引起的學(xué)生基本信息修改,，均應(yīng)及時(shí)為學(xué)生提出修改申請(qǐng),，避免學(xué)生臨近畢業(yè)但信息仍有誤，或已畢業(yè)再申請(qǐng)修改學(xué)歷信息的情況,。

根據(jù)信息修改的兩種原因,，以及學(xué)生在籍、畢業(yè)兩種學(xué)籍狀態(tài),，學(xué)生基本信息修改分為在籍生信息錄入錯(cuò)誤修改,、在籍生信息變更修改、畢業(yè)生信息錄入錯(cuò)誤修改,、畢業(yè)生信息變更修改四個(gè)類別,。

（一）在籍生信息修改

1.在籍生信息錄入錯(cuò)誤修改。在籍生信息錄入錯(cuò)誤,，需在入學(xué)第一學(xué)期內(nèi)提交修改申請(qǐng),。材料要求：

（1）信息修改書面報(bào)告。

（2）每名學(xué)生證明材料,。

身份證原件圖片（身份證正,、反面掃描在同一頁）、報(bào)名登記表原件圖片,。其中,，報(bào)名登記表是學(xué)生報(bào)名時(shí)所填原件或其復(fù)印件，需有學(xué)生本人及審核人簽字,、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）及省開大審核意見處均需蓋章,。

（3）《國(guó)家開放大學(xué)在籍生基本信息修改（錄入錯(cuò)誤）統(tǒng)計(jì)表》（見附件1）須由各市（直管縣）電大主管校長(zhǎng)簽字,，并加蓋學(xué)校公章。

2.在籍生信息變更修改,。學(xué)生在籍期間個(gè)人信息發(fā)生變更后,，應(yīng)在畢業(yè)前及時(shí)提交信息變更修改申請(qǐng)，不得拖延到臨畢業(yè)學(xué)期或畢業(yè)后,。材料要求：

（1）信息變更修改書面報(bào)告,。

（2）每名學(xué)生證明材料。

學(xué)生在籍期間發(fā)生性別,、民族變更，需要提供身份證原件圖片（身份證正,、反面掃描在同一頁）,。

學(xué)生在籍期間發(fā)生的姓名變更，需要提供身份證原件圖片（身份證正,、反面掃描在同一頁）,、曾用名所在頁戶口本原件圖片或公安部門出具的主項(xiàng)信息變更、更正證明原件圖片,。

學(xué)生在籍期間發(fā)生的身份證號(hào)變更,，需要提供身份證原件圖片（身份證正、反面掃描在同一頁）,、公民身份證號(hào)碼更正事項(xiàng)告知函原件圖片或公民身份證號(hào)碼變更證明原件圖片或公安部門出具的主項(xiàng)信息變更,、更正證明原件圖片。

（3）《國(guó)家開放大學(xué)在籍生基本信息修改（信息變更）情況統(tǒng)計(jì)表》（見附件2）須由各市（直管縣）電大主管校長(zhǎng)簽字,，并加蓋學(xué)校公章,。

（二）畢業(yè)生信息修改

畢業(yè)生信息修改是指學(xué)生在籍期間，市（直管縣）電大,、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）未及時(shí)為學(xué)生申請(qǐng)信息修改,，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)后申請(qǐng)學(xué)歷信息修改。根據(jù)國(guó)開相關(guān)規(guī)定,，原則上不再接受畢業(yè)生信息修改的申請(qǐng),，若畢業(yè)生在籍期間確因特殊原因未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行信息修改，需提供信息修改書面報(bào)告說明具體原因,，并提供相應(yīng)證明材料來申請(qǐng)學(xué)歷信息修改,。

1.畢業(yè)生信息錄入錯(cuò)誤修改。畢業(yè)生錄入錯(cuò)誤的信息修改證明材料要求為：

（1）信息修改書面報(bào)告,，需說明在籍期間未及時(shí)申請(qǐng)更正的原因,。

（2）證明材料除了按照（一）中在籍生信息錄入錯(cuò)誤修改的要求提供外，還需同時(shí)提供畢業(yè)生登記表中畢業(yè)生基本信息所在頁,。

（3）《國(guó)家開放大學(xué)畢業(yè)生基本信息修改（錄入錯(cuò)誤）情況統(tǒng)計(jì)表》（見附件3）,，統(tǒng)計(jì)表須由各市（直管縣）電大主管校長(zhǎng)簽字,，并加蓋學(xué)校公章。

2.畢業(yè)生信息變更修改,。畢業(yè)生在籍期間發(fā)生的信息變更證明材料要求為：

（1）信息修改書面報(bào)告,，需說明在籍期間未及時(shí)申請(qǐng)更正的原因。

（2）證明材料除了按照（一）中在籍生信息變更的要求提供外,，還需同時(shí)提供畢業(yè)生登記表中畢業(yè)生基本信息所在頁,。

（3）《國(guó)家開放大學(xué)畢業(yè)生基本信息修改（信息變更）情況統(tǒng)計(jì)表》（見附件4）須由各市（直管縣）電大主管校長(zhǎng)簽字，并加蓋學(xué)校公章,。

（4）學(xué)生畢業(yè)后發(fā)生的個(gè)人信息變更,，不得修改學(xué)歷信息。

四,、各項(xiàng)材料具體要求

（一）電子材料要求

1.文件夾命名及郵件主題,。

總文件夾與郵件主題命名格式一致為：（學(xué)期）分校名稱+信息修改第X批+人數(shù)+日期。總文件夾內(nèi)按照信息修改類型予以分類,。樣例見附件5,。

2.國(guó)家開放大學(xué)學(xué)生基本信息修改情況統(tǒng)計(jì)表。

（1）4類情況統(tǒng)計(jì)表均使用EXCEL電子表格提交,，在籍生按學(xué)號(hào)升序排序,，畢業(yè)生按注冊(cè)證號(hào)排序。

（2）電子掃描文件,。紙質(zhì)版由主管領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)手人簽字,，并加蓋分校公章后掃描，掃描件文件以JPG格式提交,，圖片需清晰,、完整、表頭朝上,，大小不得超過1MB,以“分校名稱+信息修改類型+統(tǒng)計(jì)表”命名,，“+”不用打在文件名中。

3.信息修改證明材料,。

（1）按4個(gè)類別分類整理,。每個(gè)學(xué)生一個(gè)文件夾，文件夾命名中的“姓名”與EXCEL信息修改情況統(tǒng)計(jì)表中“姓名”列中的姓名保持一致,。在籍生以“學(xué)號(hào)+姓名”命名文件夾,畢業(yè)生以“注冊(cè)證號(hào)（51161開頭的畢業(yè)生電子注冊(cè)號(hào)）+姓名+學(xué)號(hào)”命名文件夾,，“+”不用打在文件名中。

（2）電子掃描材料以JPG格式提交,。材料圖片清晰,，分辨率在200×200以上，每張大小控制在1MB以內(nèi),。每幅圖片按證明材料內(nèi)容命名,，如身份證,、戶口頁等。樣例見附件6,。

（二）紙質(zhì)材料要求

紙質(zhì)材料須與所提交電子版掃描件完全一致,，身份證、戶口本,、證明等個(gè)人證照材料提交復(fù)印件即可（不需要原件）,。

（三）報(bào)告要求

各市（直管縣）電大關(guān)于學(xué)生基本信息修改的報(bào)告須加蓋公章，同時(shí)將該報(bào)告與信息修改情況統(tǒng)計(jì)表一起加蓋騎縫章,。文件掃描件以JPG格式提交,，不超過1MB。

五,、材料提交

各市（直管縣）電大,、學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）須嚴(yán)格審核學(xué)生信息修改申請(qǐng)材料，確保材料的真實(shí)性,，保證學(xué)生確系本人。審核無誤后,，按以上要求整理,，電子版材料發(fā)至教務(wù)處郵箱[email protected]，紙質(zhì)材料郵寄到教務(wù)處學(xué)籍科,。提交時(shí)間為,，上半年4月30日前，下半年10月30日前,。省開大不接收一季多批次零散申報(bào),，不直接接收學(xué)習(xí)中心（教學(xué)點(diǎn)）申報(bào)。